Document juridique
Conditions générales d’utilisation
Le contrat entre l’organisation qui utilise Planifi et son éditeur, Beney Technology. Il fixe ce que comprend le service, ce qu’il coûte, ce que chaque partie doit faire et ce dont elle répond. Le contrat de sous-traitance en fait partie intégrante.
Sommaire · 23 articles
- 1Objet et champ d’application
- 2Définitions
- 3Conclusion du contrat et compte
- 4Le service
- 5Rôle et obligations de l’organisation
- 6Règles d’utilisation
- 7Plans, prix et conditions particulières
- 8Essai et premiers mois de paie
- 9Facturation et paiement
- 10Durée et résiliation
- 11Suspension
- 12Données de l’organisation
- 13Calculs, paie et conformité
- 14Disponibilité et maintenance
- 15Garantie
- 16Responsabilité
- 17Propriété intellectuelle
- 18Intelligence artificielle
- 19Confidentialité
- 20Communications et preuve
- 21Modification des conditions
- 22Dispositions finales
- 23Droit applicable et for
Art. 1 Objet et champ d’application
#- Les présentes conditions générales (les « CG ») régissent l’accès au service Planifi et son utilisation. Le service est édité par Beney Technology, entreprise individuelle inscrite au registre du commerce du Valais central sous le numéro CHE-160.974.432, Route d'Arbaz 12, 1971 Grimisuat (l’« éditeur »).
- Elles s’appliquent à toute organisation qui crée un espace, quel que soit son plan, et, pour les règles d’utilisation de l’art. 6, à chaque utilisateur.
- Le service s’adresse aux employeurs (entreprises, associations, collectivités) pour leur activité professionnelle. Il n’est pas destiné aux consommateurs.
- Les conditions générales de l’organisation, notamment ses conditions d’achat, ne s’appliquent pas, même si une commande y renvoie, sauf acceptation écrite de l’éditeur.
Art. 2 Définitions
#- Service
- L’application Planifi, accessible par navigateur depuis www.planifi.ch, ses fonctions, ses mises à jour et sa documentation.
- Organisation
- L’employeur qui crée un espace et conclut le contrat ; elle est la cliente de l’éditeur.
- Espace
- L’environnement de l’organisation dans le service, isolé de celui des autres organisations, avec ses données.
- Responsable
- Un utilisateur qui a le rôle de responsable dans l’espace. Il agit pour le compte de l’organisation.
- Collaborateur
- Une personne dont l’organisation gère le temps de travail, les absences ou la paie dans le service, avec ou sans compte.
- Utilisateur
- Toute personne disposant d’un accès personnel : responsable, collaborateur invité, tiers mandaté comme une fiduciaire.
- Données de l’organisation
- Les données saisies, importées ou produites dans l’espace, y compris les données personnelles des collaborateurs.
- Mois validé
- Un mois civil dont la paie d’un collaborateur a été validée par un responsable dans l’écran de clôture. Chaque collaborateur validé compte une fois par mois.
- Conditions particulières
- Un accord écrit propre à une organisation (offre fondateur, programme partenaire fiduciaire, offre chiffrée) qui complète ou modifie les CG.
Art. 3 Conclusion du contrat et compte
#- Le contrat est conclu lorsque la personne qui crée l’espace accepte les CG lors de l’inscription et que l’espace est créé. Cette acceptation vaut aussi pour le contrat de sous-traitance.
- Cette personne déclare être majeure et habilitée à engager l’organisation. À défaut, elle répond du dommage causé (art. 39 CO).
- Les informations de l’organisation (raison sociale, adresse, canton, convention collective) doivent être exactes et tenues à jour. L’adresse de l’employeur figure notamment sur les décomptes et les fiches de salaire.
- Un espace préparé à l’avance et proposé par courrier (« espace en attente ») n’engage l’établissement à rien tant qu’il ne l’a pas récupéré. Le contrat naît de la récupération et de l’inscription, aux mêmes conditions que tout autre espace.
- Une même personne peut appartenir à plusieurs organisations. Chaque organisation conclut son propre contrat, et ses données restent séparées de celles des autres.
Art. 4 Le service
#- Le plan Free comprend le timbrage par QR code (points de timbrage imprimés ou borne sur écran), le planning d’équipe, les demandes et la validation des congés et absences, le tableau de présence, le calcul des heures selon le contrat saisi et l’application des collaborateurs.
- Le plan Entreprise ajoute la préparation de la paie du mois, le contrôle du temps CCNT avec ses décomptes mensuels, les exports pour la fiduciaire (dont Crésus), le suivi des chantiers, l’historique complet et un support prioritaire.
- La description à jour des fonctions et de leur plan figure sur les pages Fonctionnalités et Tarifs. Une fonction annoncée « en préparation », en particulier les fiches de salaire officielles, ne fait pas partie du service tant qu’elle n’est pas activée.
- Le service évolue. L’éditeur peut ajouter, modifier ou retirer des fonctions. Le retrait d’une fonction essentielle du plan Entreprise est annoncé au moins 30 jours à l’avance. L’organisation peut alors résilier avec effet immédiat et obtenir le remboursement, au prorata, de la base déjà payée pour la période non utilisée.
- Le service fonctionne en ligne, sans installation. Il requiert un navigateur à jour et une connexion à internet, à la charge de l’organisation et des utilisateurs.
- L’assistance est fournie par e-mail à contact@planifi.ch, en français, les jours ouvrables, en règle générale le jour même, sans délai garanti. Elle est traitée en priorité pour le plan Entreprise.
Art. 5 Rôle et obligations de l’organisation
#- L’organisation choisit et vérifie les paramètres dont dépendent les calculs : contrat, taux d’occupation, jours travaillés, durée hebdomadaire, convention collective, régime des jours fériés et rémunération.
- Elle informe ses collaborateurs du traitement de leurs données (art. 19 nLPD). Elle ne traite que les données qui portent sur leur aptitude à remplir leur emploi ou qui sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (art. 328b CO). Elle ne saisit de données sensibles (motif médical d’une absence, assujettissement à l’impôt ecclésiastique) que dans la mesure nécessaire.
- Elle gère les accès : qui est responsable, qui est invité, qui quitte l’organisation. Elle retire sans délai l’accès d’une personne qui n’y a plus droit.
- Elle reste seule responsable du respect du droit du travail (LTr, OLT 1, CO), des conventions collectives applicables, du droit des assurances sociales et du droit fiscal, ainsi que de l’exactitude des salaires versés et déclarés.
- Elle peut donner accès à un tiers qu’elle mandate, par exemple sa fiduciaire. Elle répond de son choix et des instructions qu’elle lui donne. Ce tiers ne devient pas partie au contrat, sauf conditions particulières.
- Elle répond des actes des utilisateurs de son espace comme de ses propres actes.
Art. 6 Règles d’utilisation
#- Chaque utilisateur garde ses identifiants confidentiels, utilise un mot de passe propre à Planifi et signale sans délai tout usage abusif de son compte.
- Il est interdit :
- d’enregistrer des heures fictives ou de timbrer pour une autre personne ;
- de contourner la vérification des preuves de timbrage ou l’heure fixée par le serveur ;
- d’accéder ou de tenter d’accéder sans droit aux données d’une autre organisation ou d’un autre utilisateur ;
- de surcharger, de perturber ou de tester la résistance du service, hors du signalement prévu au chiffre 6.3 ;
- de décompiler le service, d’en extraire les données de manière automatisée ou d’en reproduire l’interface ;
- d’utiliser le service pour un contenu illicite ou en violation des droits de tiers ;
- de revendre le service ou de le mettre à disposition de tiers sans accord écrit de l’éditeur.
- Une faille de sécurité découverte de bonne foi se signale à contact@planifi.ch, avec les étapes qui permettent de la reproduire, sans divulgation publique avant sa correction. L’éditeur n’engage aucune action contre la personne qui respecte ces règles.
- Un collaborateur invité n’est pas partie au contrat d’abonnement. Ses données sont traitées pour le compte de son employeur, à qui il adresse ses demandes (voir la politique de confidentialité).
Art. 7 Plans, prix et conditions particulières
#- Le plan Free est gratuit, sans limite d’employés ni de durée. L’affichage et les exports y portent sur les 3 derniers mois. Les données plus anciennes ne sont pas supprimées et redeviennent accessibles avec le plan Entreprise.
- Le plan Entreprise coûte 49 CHF par mois (la « base »), plus 4.90 CHF par collaborateur et par mois validé. Dès le 51ᵉ collaborateur validé d’un même mois, ce montant passe à 3.90 CHF.
- Les prix sont en francs suisses. L’éditeur n’est pas assujetti à la TVA. S’il le devient, la TVA au taux légal s’ajoute aux prix dès son assujettissement, annoncée au moins 30 jours à l’avance.
- Les prix applicables sont ceux de la page Tarifs au moment de la souscription. Une modification de prix est annoncée par e-mail au moins 30 jours avant de s’appliquer. Elle ne vaut jamais pour une période déjà facturée, et l’organisation peut résilier pour la date d’entrée en vigueur.
- Les conditions particulières (offre fondateur, programme partenaire fiduciaire, offre chiffrée) priment sur les CG pour ce qu’elles règlent. Un prix qu’elles garantissent n’est pas touché par le chiffre 7.4.
Art. 8 Essai et premiers mois de paie
#- Le plan Entreprise commence par un essai de 30 jours, sans moyen de paiement, une fois par organisation.
- Si aucun moyen de paiement n’a été enregistré à la fin de l’essai, l’organisation revient au plan Free, sans frais. Ses données sont conservées.
- Les 3 premiers mois validés (des mois civils distincts) sont sans frais par collaborateur. La base mensuelle reste due dès le début de l’abonnement payant.
- Une souscription par un lien d’offre, comme l’offre fondateur, peut commencer sans essai. Les conditions de cette offre s’appliquent.
Art. 9 Facturation et paiement
#- L’abonnement est mensuel. La base est facturée d’avance, au début de chaque période. La part par collaborateur est facturée à terme échu, d’après les mois validés pendant la période.
- Le paiement se fait par carte, prélevée automatiquement par le prestataire de paiement (Stripe). Les factures et les reçus sont disponibles dans Réglages → Abonnement. Lorsque des conditions particulières prévoient une facture, elle est payable à 30 jours net.
- En cas de paiement refusé, le prestataire relance. Tant que le paiement n’est pas régularisé, l’éditeur peut suspendre les fonctions du plan Entreprise après en avoir averti les responsables par e-mail. Les fonctions du plan Free et les données restent accessibles. Faute de régularisation, l’abonnement prend fin et l’organisation revient au plan Free.
- Une facture se conteste par écrit dans les 30 jours. Passé ce délai, elle est réputée acceptée. La part non contestée reste due.
- L’organisation ne peut compenser un montant dû qu’avec une créance reconnue par écrit par l’éditeur ou constatée par un jugement exécutoire.
Art. 10 Durée et résiliation
#- Le contrat est conclu pour une durée indéterminée. Sur le plan Free, l’organisation y met fin à tout moment en supprimant son espace (art. 12.5).
- Le plan Entreprise se résilie à tout moment depuis Réglages → Abonnement, pour la fin de la période en cours, sans frais. La période entamée n’est pas remboursée. L’organisation revient ensuite au plan Free.
- L’éditeur peut mettre fin au plan Entreprise d’une organisation moyennant un préavis de 30 jours pour la fin d’une période. Il peut mettre fin au contrat, notamment en cas d’arrêt du service, moyennant un préavis de trois mois, pendant lequel l’organisation exporte ses données.
- Chaque partie peut résilier avec effet immédiat pour de justes motifs, notamment une violation grave des art. 5 ou 6, un défaut de paiement persistant ou un usage illicite du service.
- À la fin du contrat, l’espace est supprimé selon l’art. 12. Les clauses qui, par leur nature, survivent au contrat (responsabilité, confidentialité, droit applicable et for) restent applicables.
Art. 11 Suspension
#- L’éditeur peut suspendre, en tout ou en partie, l’accès d’un utilisateur ou d’une organisation, sans préavis si l’urgence l’exige :
- en cas de risque pour la sécurité ou l’intégrité du service ou des données d’autres organisations ;
- en cas de violation grave de l’art. 6 ;
- sur injonction d’une autorité ;
- en cas de défaut de paiement, pour les seules fonctions du plan Entreprise (art. 9.3).
- La suspension est proportionnée. Elle est motivée par e-mail aux responsables et levée dès que sa cause disparaît. Justifiée, elle n’ouvre droit à aucune indemnité.
Art. 12 Données de l’organisation
#- Les données de l’organisation lui appartiennent. Elle accorde à l’éditeur le droit de les traiter uniquement pour fournir, sécuriser et assister le service, conformément au contrat de sous-traitance.
- Pour les données des collaborateurs, l’organisation est responsable du traitement et l’éditeur sous-traitant (art. 9 nLPD). Pour les données de compte, de facturation, d’assistance et du site, l’éditeur est responsable du traitement, selon la politique de confidentialité.
- À tout moment, l’organisation exporte les données d’un collaborateur, le contrôle du temps CCNT et l’archive de conservation (classeurs, décomptes, horaires publiés, fiches de salaire).
- L’organisation conserve elle-même ses documents le temps prescrit : cinq ans pour le registre du temps de travail (art. 73 al. 2 OLT 1), dix ans pour les pièces de la paie (art. 958f CO). Le service n’est pas un système d’archivage légal. L’éditeur ne garantit pas la restauration de données supprimées par un utilisateur.
- Un espace se supprime depuis Réglages → Données, après le téléchargement d’une archive de conservation datant de moins de sept jours. Les données sont alors effacées de la base active. Les copies techniques de sauvegarde de l’hébergeur s’effacent selon leur cycle de rotation.
- Un espace sur le plan Free auquel aucun utilisateur ne s’est connecté pendant 24 mois peut être supprimé par l’éditeur, après un préavis d’au moins 60 jours adressé par e-mail aux responsables, qui les invite à se connecter ou à télécharger l’archive. Une connexion pendant le préavis l’annule.
- L’éditeur ne vend pas les données, n’affiche pas de publicité et n’utilise pas les données de l’organisation à d’autres fins que le service. Il établit seulement des mesures techniques de fonctionnement (volumes, performances, erreurs), sans contenu relatif aux collaborateurs.
Art. 13 Calculs, paie et conformité
#- Planifi calcule les heures à partir des timbrages, des journées saisies et du contrat. Il prépare la paie du mois et les exports. Un responsable de l’organisation vérifie et valide chaque mois, collaborateur par collaborateur. La validation vaut approbation des chiffres par l’organisation.
- Tant que les fiches de salaire officielles ne sont pas activées dans les réglages, le calcul des salaires, des cotisations sociales et de l’impôt à la source relève du logiciel de salaires ou de la fiduciaire de l’organisation. Les montants que Planifi affiche à titre de comparaison sont indicatifs. Une fois la fonction activée, les fiches sont établies à partir des paramètres saisis par l’organisation, qui les contrôle avant de valider.
- Planifi ne transmet aucune déclaration aux assurances sociales ni aux autorités fiscales. Il n’est pas une fiduciaire et ne fournit aucun conseil juridique, fiscal ou en matière d’assurances sociales.
- Les paramètres légaux et conventionnels (LTr, CO, conventions collectives) proviennent d’une bibliothèque de règles sourcées et datées. L’éditeur la tient à jour avec soin, sans garantir qu’elle soit complète ni à jour à tout instant, en particulier pour une convention signalée comme brouillon ou après une décision d’extension récente. L’organisation vérifie les règles qui s’appliquent à elle.
- Plafond hebdomadaire, pauses, repos, délai de publication de l’horaire : Planifi signale, il ne bloque pas. L’absence de signal ne vaut pas attestation de conformité.
- L’heure d’un timbrage de collaborateur est celle du serveur, à l’heure suisse. La preuve d’un timbrage est le QR code vérifié par le serveur ; Planifi ne géolocalise personne. Les corrections faites par un responsable sont tracées. Le registre ainsi tenu est celui de l’employeur.
Art. 14 Disponibilité et maintenance
#- L’éditeur vise une disponibilité continue du service, sans garantir de taux. Des interruptions peuvent survenir : maintenance, incident, défaillance d’un prestataire ou du réseau.
- Les maintenances planifiées sont, autant que possible, annoncées et effectuées en dehors des heures de service usuelles.
- Si le timbrage est indisponible, les heures se notent et se saisissent ensuite par un responsable ; la correction est tracée.
- Une indisponibilité n’ouvre droit à aucune indemnité, sous réserve de l’art. 16.1.
Art. 15 Garantie
#- L’éditeur fournit le service avec la diligence d’un prestataire professionnel. Il corrige dans un délai raisonnable les défauts reproductibles qui lui sont signalés.
- L’organisation signale un défaut sans délai, par écrit, avec les éléments qui permettent de le reproduire.
- Toute autre garantie, notamment d’adéquation à un usage particulier ou d’absence totale d’erreur, est exclue dans la mesure permise par la loi. Le plan Free est fourni en l’état.
Art. 16 Responsabilité
#- L’éditeur répond sans limitation des dommages causés intentionnellement ou par négligence grave (art. 100 al. 1 CO), des dommages corporels et de tout autre dommage dont la loi interdit de limiter la réparation.
- Pour une négligence légère, sa responsabilité est limitée au dommage direct et, au total, au montant payé par l’organisation pendant les douze mois qui précèdent l’événement dommageable. Pour le plan Free, gratuit, elle est exclue dans la mesure permise par la loi (art. 99 al. 2 CO).
- Pour une négligence légère, l’éditeur ne répond pas des dommages indirects ou consécutifs, du manque à gagner, d’une perte de données que des exports réguliers auraient évitée, ni des majorations, intérêts, amendes ou cotisations supplémentaires qui découlent de chiffres validés par l’organisation.
- L’éditeur répond de ses auxiliaires et de ses sous-traitants ultérieurs comme de lui-même, dans les limites du présent article.
- L’organisation garantit l’éditeur contre toute prétention de tiers, notamment de ses collaborateurs ou d’une autorité, fondée sur les données qu’elle a saisies ou sur un usage contraire aux CG ou à la loi. La garantie couvre aussi les frais raisonnables de défense.
- Aucune partie ne répond d’une inexécution due à un événement hors de son contrôle raisonnable : panne générale d’énergie ou de réseau, attaque informatique malgré des mesures appropriées, catastrophe naturelle, décision d’une autorité.
Art. 17 Propriété intellectuelle
#- Le service, son code, ses interfaces, sa bibliothèque de règles, ses textes et ses gabarits, ainsi que le nom Planifi et ses signes distinctifs, appartiennent à l’éditeur ou à ses concédants.
- Pendant la durée du contrat, l’organisation et ses utilisateurs reçoivent un droit d’utiliser le service non exclusif, non transmissible et sans droit de sous-licence, limité à l’usage interne de l’organisation.
- L’organisation utilise librement, pour ses besoins, les documents produits par le service (exports, classeurs, décomptes, fiches). Les formulaires officiels de tiers, comme le formulaire de saisie du temps de la CCNT, restent soumis aux droits de leurs auteurs.
- L’éditeur peut utiliser librement les idées et suggestions qu’on lui adresse, sans contrepartie et sans révéler leur origine.
- L’éditeur ne cite le nom ou le logo d’une organisation comme référence qu’avec son accord écrit.
Art. 18 Intelligence artificielle
#- Le service ne soumet aujourd’hui aucune donnée de l’organisation à un modèle d’intelligence artificielle générative. Une fonction qui le ferait serait facultative, désactivée par défaut et décrite à l’avance. Son prestataire serait annoncé selon l’art. 7 du contrat de sous-traitance.
- Les données de l’organisation ne servent jamais à entraîner un modèle d’intelligence artificielle, ni de l’éditeur ni d’un tiers.
- Le service ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (art. 21 nLPD) : chaque validation est le fait d’une personne.
- L’usage du site public par les systèmes d’intelligence artificielle est régi par les mentions légales.
Art. 19 Confidentialité
#- Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre (données, conditions particulières, informations techniques) et ne les utilise que pour exécuter le contrat. L’obligation dure pendant le contrat et cinq ans après sa fin, sans limite de durée pour les données personnelles et les secrets d’affaires.
- Elle ne vise pas l’information déjà publique ou déjà connue de la partie qui la reçoit, ni celle qu’une obligation légale ou une décision d’autorité impose de communiquer. Dans ce dernier cas, l’autre partie en est informée au préalable lorsque la loi le permet.
Art. 20 Communications et preuve
#- Les communications se font par e-mail : celles de l’éditeur à l’adresse des responsables de l’organisation, celles de l’organisation à contact@planifi.ch. L’e-mail satisfait la forme écrite prévue par les CG.
- Les journaux du service (horodatages, journal d’audit, événements de validation) font foi entre les parties jusqu’à preuve du contraire.
Art. 21 Modification des conditions
#- L’éditeur peut modifier les CG. Une modification est annoncée au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, par e-mail aux responsables et dans les nouveautés.
- L’organisation qui ne l’accepte pas peut résilier, sans frais, avec effet à son entrée en vigueur. Si elle continue d’utiliser le service après cette date, elle l’accepte.
- Une modification imposée par la loi ou une autorité, ou qui est uniquement favorable à l’organisation ou rédactionnelle, peut s’appliquer immédiatement.
- Pour les organisations inscrites avant le 2 octobre 2026, la présente version s’applique dès le 1ᵉʳ novembre 2026. Ses clauses plus favorables à l’organisation s’appliquent dès sa publication.
Art. 22 Dispositions finales
#- En cas de contradiction, l’ordre de priorité est le suivant :
- les conditions particulières ;
- le contrat de sous-traitance, pour ce qui touche aux données personnelles ;
- les présentes CG ;
- les descriptions du site (tarifs, fonctionnalités).
- L’organisation ne peut céder le contrat qu’avec l’accord écrit de l’éditeur. L’éditeur peut le transférer à une entité qui reprend l’exploitation de Planifi, notamment une société constituée par son titulaire. Il en informe l’organisation au moins 30 jours à l’avance, et celle-ci peut résilier avec effet à la date du transfert.
- Si une clause est nulle ou inapplicable, elle est remplacée par la clause valable la plus proche de son but. Les autres clauses restent en vigueur.
- Les CG sont rédigées en français. Une traduction n’a qu’une valeur d’information.
- Le fait de ne pas exercer un droit ne vaut pas renonciation à ce droit.
Art. 23 Droit applicable et for
#- Le contrat est soumis au droit suisse, à l’exclusion des règles de conflit de lois et de la Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises.
- Avant toute action, les parties cherchent une solution amiable. La partie qui soulève un différend le décrit par écrit à l’autre, qui dispose de 30 jours pour y répondre.
- Le for exclusif est au siège de l’éditeur, à Grimisuat (Valais), sous réserve des fors impératifs. L’éditeur peut aussi agir au siège de l’organisation.
Historique des versions
| Version | En vigueur dès le | Changements |
|---|---|---|
| 2.0 | 2 octobre 2026 | Refonte complète : définitions, conclusion du contrat, conditions particulières, suspension, inactivité, garanties, propriété intellectuelle, systèmes d'IA, modifications. |
| 1.2 | 1ᵉʳ octobre 2026 | Fiches de salaire officielles annoncées « en préparation ». |
| 1.1 | 6 septembre 2026 | Tarifs v3, essai de 30 jours, premiers mois de paie sans frais par employé. |
| 1.0 | 23 juillet 2026 | Première version publiée. |
Une version antérieure de ce document vous est remise sur simple demande à contact@planifi.ch.