Document juridique
Politique de confidentialité
Comment Planifi traite les données personnelles : celles des collaborateurs, pour le compte de leur employeur, et celles des clients, des utilisateurs et des visiteurs du site, pour son propre compte. Établie selon la loi fédérale sur la protection des données (nLPD) et, lorsqu’il s’applique, le règlement européen (RGPD).
Sommaire · 12 articles
Art. 1 Responsable et contact
#- Pour les traitements décrits aux art. 4 à 7, le responsable du traitement est Beney Technology, entreprise individuelle inscrite au registre du commerce du Valais central (CHE-160.974.432), Route d'Arbaz 12, 1971 Grimisuat, Suisse. Contact pour toute question relative aux données : contact@planifi.ch.
- Planifi n’a pas désigné de conseiller à la protection des données, ce que la loi n’impose pas (art. 10 nLPD). Le service s’adresse aux employeurs établis en Suisse et n’a pas de représentant dans l’Union européenne.
- La présente politique couvre le site www.planifi.ch, l’application Planifi et les e-mails qu’elle envoie.
Art. 2 Deux rôles
#- Pour les données des collaborateurs qu’un employeur gère dans Planifi, l’employeur est responsable du traitement et Planifi est son sous-traitant (art. 9 nLPD). Le contrat de sous-traitance fixe ce que Planifi peut faire de ces données. L’information que l’employeur doit à son personnel (art. 19 nLPD) s’applique en premier ; l’art. 3 décrit ce que Planifi fait pour lui.
- Pour les comptes, les clients, la facturation, l’assistance, le site et le courrier adressé aux établissements, Planifi est responsable du traitement (art. 4 à 7).
Art. 3 Les données des collaborateurs
#- Sur instruction de l’employeur, Planifi traite les catégories suivantes :
Catégorie Exemples Origine Identité et coordonnées nom, prénom, e-mail, téléphone, adresse employeur ou collaborateur Contrat dates d’entrée et de sortie, taux d’occupation, jours travaillés, poste, équipe, numéro AVS, date de naissance, état civil, nombre d’enfants employeur Temps de travail timbrages horodatés à l’heure du serveur, point de timbrage, journées, heures, décomptes mensuels et visas, horaires publiés collaborateur (timbrage), responsable Absences demandes, statuts, types d’absence, soldes de vacances et de fériés collaborateur, responsable Paie (plan Entreprise) rémunération, allocations, barème d’impôt à la source, lignes et fiches de salaire, exports employeur Chantiers (plan Entreprise) chantier timbré, rapports journaliers, photos, bons de régie signés, kilomètres chef d’équipe - Certaines sont des données sensibles (art. 5 let. c nLPD). Le type d’une absence (maladie, accident, maternité) touche à la santé, et l’assujettissement à l’impôt ecclésiastique révèle une appartenance religieuse. Seuls les responsables et la personne concernée les voient : un collègue voit « Absent », jamais le motif.
- Planifi ne collecte ni la position du téléphone, ni aucune donnée biométrique. La preuve d’un timbrage est le QR code scanné, vérifié par le serveur.
- Ces données servent à tenir le registre du temps de travail (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1), à planifier, à gérer les absences, à établir les décomptes (art. 15 et 21 CCNT le cas échéant), à préparer la paie (art. 322 ss et 323b CO) et à produire les exports pour la fiduciaire. Ces traitements relèvent de l’exécution du contrat de travail et des obligations légales de l’employeur (art. 328b CO).
- Qui voit quoi :
Rôle Ce qu’il voit Ce qu’il peut faire Collaborateur ses propres timbrages, heures, soldes, demandes, décomptes et fiches ; l’horaire de son équipe timbrer, demander un congé, viser ou contester son décompte, télécharger ses fiches Responsable les données de son organisation, et d’elle seule planifier, corriger un timbrage (correction tracée), valider les congés et le mois, exporter Planifi un accès d’administration restreint, réservé à l’assistance et à l’exploitation jamais de consultation sans motif ; ni vente, ni profilage, ni publicité L’isolation entre organisations est appliquée dans la base de données, ligne par ligne : une organisation ne peut pas lire les données d’une autre.
- Les durées de conservation sont celles que l’employeur doit respecter (art. 10). Pour exercer ses droits, un collaborateur s’adresse à son employeur, qui exporte ses données en un clic et corrige sa fiche. Planifi lui transmet toute demande qu’il reçoit directement et l’aide à y répondre.
Art. 4 Comptes, clients et assistance
#- Planifi traite pour son propre compte :
Traitement Données Finalité Compte utilisateur e-mail, mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais lisible), connexions, organisations du compte authentifier, sécuriser, fermer la session après 60 jours d’inactivité Organisation cliente raison sociale, adresse, canton, convention collective, plan, état de l’abonnement exécuter le contrat Facturation coordonnées de facturation, factures, historique des paiements (la carte reste chez Stripe) facturer, tenir la comptabilité Assistance e-mails échangés, pièces jointes répondre, corriger un défaut E-mails de service adresse du destinataire, type d’envoi, date invitations, rappels, décomptes ; éviter qu’un rappel parte deux fois Journaux techniques adresse IP, navigateur, page demandée, horodatage, erreurs sécurité, diagnostic des pannes - Ces traitements reposent sur l’exécution du contrat, sur les obligations légales de l’éditeur (comptabilité) et sur son intérêt légitime à sécuriser le service. Lorsque le RGPD s’applique, il s’agit de l’art. 6 al. 1 let. b, c et f.
- Planifi n’envoie que des e-mails de service : connexion, invitations, rappels, décomptes, facturation. Il n’envoie ni lettre d’information ni prospection par e-mail sans consentement.
Art. 5 Le site public
#- Le site se consulte sans compte. Lorsque la mesure d’audience est active, elle passe par Plausible (Plausible Insights OÜ, Estonie, serveurs dans l’Union européenne). Elle fonctionne sans cookie ni identifiant persistant, ne conserve pas l’adresse IP et ne produit que des statistiques agrégées.
- Les outils gratuits du site (calculateurs, modèles) calculent dans votre navigateur : les valeurs saisies ne sont pas envoyées à Planifi.
- Les polices et les vidéos sont servies depuis le domaine de Planifi. Aucune page n’appelle Google Fonts, YouTube ou un réseau social.
- Un e-mail adressé à contact@planifi.ch n’est utilisé que pour y répondre.
Art. 6 Courrier adressé aux établissements
#- Planifi peut écrire par la poste à un établissement (restaurant, commerce, entreprise) pour lui proposer un espace préparé. L’adresse provient du registre du commerce ou de la fiche publique de l’établissement. Seules des données sur l’entreprise sont utilisées (raison sociale, IDE, adresse, secteur), jamais des données sur une personne.
- Planifi respecte la mention « Pas de publicité » et la liste Robinson. Pour ne plus recevoir de courrier, il suffit de suivre le lien imprimé sur la lettre ou d’écrire à contact@planifi.ch. L’établissement est alors inscrit sur une liste d’exclusion, conservée dans le seul but de ne plus lui écrire.
- Un dossier refusé est supprimé. Un dossier non récupéré l’est 30 jours après son expiration, et un dossier jamais envoyé, 90 jours après sa préparation.
Art. 8 Sous-traitants et communication à l’étranger
#- Planifi fait appel aux prestataires suivants, liés par un accord de traitement des données :
Prestataire Rôle Lieu des données Garanties Supabase Inc., États-Unis base de données, authentification, stockage des fichiers (photos de chantier) Union européenne (Francfort, Allemagne) hébergement dans l'UE (État à protection adéquate, annexe 1 OPDo) ; accès d'assistance depuis l'étranger encadré par l'accord de traitement du prestataire et des clauses contractuelles types Vercel Inc., États-Unis hébergement de l'application, exécution des fonctions serveur, diffusion du site Union européenne (Francfort) pour les fonctions ; réseau mondial pour les fichiers publics du site accord de traitement du prestataire et clauses contractuelles types Infomaniak Network SA, Suisse envoi des e-mails (connexion, invitations, décomptes, rappels, fiches de salaire) Suisse aucune communication à l'étranger Stripe Payments Europe, Ltd., Irlande encaissement de l'abonnement Entreprise Union européenne, avec transferts vers Stripe, Inc. (États-Unis) clauses contractuelles types et accord de traitement du prestataire - Les données des organisations sont stockées dans l’Union européenne (Allemagne), dont les États assurent un niveau de protection adéquat (annexe 1 de l’ordonnance sur la protection des données, OPDo).
- Une communication vers un État sans protection adéquate, comme les États-Unis, n’a lieu qu’avec des garanties appropriées : clauses contractuelles types reconnues par le Préposé fédéral (art. 16 al. 2 nLPD) ou, pour une entreprise certifiée, le Swiss-U.S. Data Privacy Framework reconnu par le Conseil fédéral.
- Tout ajout ou remplacement d’un sous-traitant est annoncé aux organisations au moins 30 jours à l’avance (contrat de sous-traitance, art. 7).
Art. 9 Sécurité
#- Planifi applique des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque (art. 8 nLPD) : isolation des organisations dans la base de données, droits d’écriture réservés aux responsables, chiffrement en transit et au repos, mots de passe hachés, heure des timbrages fixée par le serveur, journal d’audit de la paie, fermeture des sessions inactives.
- Le détail figure à l’annexe 1 du contrat de sous-traitance et sur la page Sécurité et données. Planifi ne revendique aucune certification (ISO 27001, SOC 2) qu’il n’a pas.
- En cas de violation de la sécurité des données, Planifi en informe sans délai l’employeur concerné et, si la loi l’exige, le Préposé fédéral (art. 24 nLPD).
Art. 10 Durées de conservation
#| Données | Durée | Fondement |
|---|---|---|
| Registre du temps de travail (timbrages, journées, décomptes) | 5 ans | art. 73 al. 2 OLT 1 ; décision de l’employeur |
| Paie et fiches de salaire | 10 ans | art. 958f CO ; décision de l’employeur |
| Espace d’une organisation | jusqu’à sa suppression par l’organisation | CGU art. 12.5 |
| Espace Free sans connexion | suppression possible après 24 mois, préavis de 60 jours | CGU art. 12.6 |
| Compte utilisateur | tant que le compte appartient à une organisation | exécution du contrat |
| Facturation de l’abonnement | 10 ans | art. 958f CO |
| Échanges d’assistance | 3 ans après la dernière demande | intérêt légitime (suivi, preuve) |
| Journaux techniques | quelques jours, 30 jours au plus | sécurité |
| Liste d’exclusion du courrier | tant qu’elle sert à respecter l’opposition | art. 30 al. 2 let. b nLPD |
| Sauvegardes de l’hébergeur | selon leur cycle de rotation | disponibilité |
Art. 11 Vos droits
#- Toute personne peut demander l’accès à ses données (art. 25 nLPD), leur rectification (art. 32 al. 1), leur effacement ou s’opposer à un traitement (art. 30 et 32 al. 2), et obtenir la remise de ses données dans un format courant (art. 28). Lorsque le RGPD s’applique, les droits des art. 15 à 21 s’exercent de la même manière.
- Pour les données gérées par un employeur, la demande lui est adressée en premier. Pour les données dont Planifi est responsable, elle s’adresse à contact@planifi.ch, avec un moyen de vérifier l’identité. La réponse est donnée dans les 30 jours (art. 18 OPDo), gratuitement, sauf effort disproportionné (art. 19 OPDo).
- Un effacement peut être différé tant qu’une obligation légale de conservation s’applique (art. 26 nLPD).
- Une plainte peut être adressée au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT), Feldeggweg 1, 3003 Berne, edoeb.admin.ch, ou, dans l’Union européenne, à l’autorité de contrôle de son lieu de résidence.
Art. 12 Modifications
#- Cette politique évolue avec le service. La version en vigueur est celle publiée sur cette page, avec sa date et son historique.
- Une modification importante est annoncée par e-mail aux responsables des organisations avant son entrée en vigueur.
Historique des versions
| Version | En vigueur dès le | Changements |
|---|---|---|
| 2.0 | 2 octobre 2026 | Refonte : les deux rôles de Planifi, données sensibles, cookies, communication à l'étranger, droits nLPD et RGPD, autorité de surveillance. |
| 1.1 | 6 septembre 2026 | Sous-traitants nommés, durées de conservation, droits, contact. |
| 1.0 | 31 mai 2026 | Première version publiée. |
Une version antérieure de ce document vous est remise sur simple demande à contact@planifi.ch.