Quelles durées pour quels documents ?
| Document | Durée | Base | Point de départ |
|---|---|---|---|
| Registre du temps de travail (durées, pauses, repos, horaires) | 5 ans | art. 73 al. 2 OLT 1 | expiration de la validité du registre |
| Décomptes d'heures et de salaire (restauration) | 10 ans | art. 15 ch. 8 CCNT | fin de l'année du décompte |
| Fiches de salaire, journal de paie, pièces comptables | 10 ans | art. 958f CO | fin de l'exercice |
| Contrats de travail, certificats | 10 ans (prescription, art. 127 CO) — usage | CO | fin des rapports de travail |
| Données personnelles sans obligation de conservation | le temps nécessaire au but | nLPD art. 6 al. 4 | fin du but |
Sous quelle forme ?
La loi sur le travail ne fixe pas de support ; le droit comptable, lui, exige que les documents conservés restent lisibles, intègres (non modifiables sans que la modification soit détectable) et accessibles dans un délai raisonnable (Olico). Un registre électronique horodaté, avec un journal des corrections, remplit ces conditions mieux qu'un tableur : le tableur ne sait pas dire qu'il a été modifié. Un export daté, en PDF ou dans le classeur officiel de la branche, rangé par collaborateur et par année, est la forme la plus simple à produire et à retrouver.
« Cinq ans » se compte depuis l'expiration du registre, pas depuis sa création. Le registre de l'année 2026 vaut jusqu'au 31 décembre 2026 ; sa conservation court ensuite cinq ans, jusqu'à fin 2031. En pratique : gardez toujours l'année en cours plus les six précédentes, et vous êtes couvert pour le registre comme pour les prud'hommes (prescription de cinq ans, art. 128 CO).
Que se passe-t-il si les registres manquent ?
Lors d'un contrôle de l'inspection du travail, l'absence de registre est une infraction en soi (art. 46 LTr, sanctions art. 59 ss). Devant un tribunal, elle renverse la charge de la preuve en pratique : le juge peut retenir une estimation vraisemblable du travailleur (art. 42 al. 2 CO, ATF 128 III 271). Pour la paie, des pièces manquantes exposent à des reprises AVS et fiscales sur dix ans. L'exemple chiffré du risque →
