Combien de temps conserver les heures de travail ?
Cinq ans pour le registre du temps de travail : l'art. 73 al. 2 OLT 1 impose de conserver les registres et pièces « pendant un minimum de cinq ans à partir de l'expiration de leur validité ». Dix ans pour tout ce qui relève de la paie et de la comptabilité : livres, pièces comptables — dont les fiches de salaire et les décomptes — selon l'art. 958f CO, que la CCNT reprend pour les décomptes d'heures et de salaire (art. 15 ch. 8). La forme est libre, mais le document doit rester lisible, intègre et accessible pendant toute la durée : un export daté et non modifiable, pas un fichier que l'on continue d'éditer.
Quelles durées pour quels documents ?
| Document | Durée | Base | Point de départ |
|---|---|---|---|
| Registre du temps de travail (durées, pauses, repos, horaires) | 5 ans | art. 73 al. 2 OLT 1 | expiration de la validité du registre |
| Décomptes d'heures et de salaire (restauration) | 10 ans | art. 15 ch. 8 CCNT | fin de l'année du décompte |
| Fiches de salaire, journal de paie, pièces comptables | 10 ans | art. 958f CO | fin de l'exercice |
| Contrats de travail, certificats | 10 ans (prescription, art. 127 CO) — usage | CO | fin des rapports de travail |
| Données personnelles sans obligation de conservation | le temps nécessaire au but | nLPD art. 6 al. 4 | fin du but |
Sous quelle forme ?
La loi sur le travail ne fixe pas de support ; le droit comptable, lui, exige que les documents conservés restent lisibles, intègres (non modifiables sans que la modification soit détectable) et accessibles dans un délai raisonnable (Olico). Un registre électronique horodaté, avec un journal des corrections, remplit ces conditions mieux qu'un tableur : le tableur ne sait pas dire qu'il a été modifié. Un export daté, en PDF ou dans le classeur officiel de la branche, rangé par collaborateur et par année, est la forme la plus simple à produire et à retrouver.
« Cinq ans » se compte depuis l'expiration du registre, pas depuis sa création. Le registre de l'année 2026 vaut jusqu'au 31 décembre 2026 ; sa conservation court ensuite cinq ans, jusqu'à fin 2031. En pratique : gardez toujours l'année en cours plus les six précédentes, et vous êtes couvert pour le registre comme pour les prud'hommes (prescription de cinq ans, art. 128 CO).
Que se passe-t-il si les registres manquent ?
Lors d'un contrôle de l'inspection du travail, l'absence de registre est une infraction en soi (art. 46 LTr, sanctions art. 59 ss). Devant un tribunal, elle renverse la charge de la preuve en pratique : le juge peut retenir une estimation vraisemblable du travailleur (art. 42 al. 2 CO, ATF 128 III 271). Pour la paie, des pièces manquantes exposent à des reprises AVS et fiscales sur dix ans. L'exemple chiffré du risque →
L'archive de conservation, en un clic.
Planifi conserve les timbrages, journées, décomptes et fiches pendant toute la durée légale, et produit une archive de conservation : un ZIP daté avec un classeur du temps de travail par collaborateur et par année (formulaire CCNT rempli pour la restauration), chaque fiche de salaire en PDF, les décomptes visés, les horaires publiés et un manifeste. Une organisation ne peut pas être supprimée sans avoir téléchargé une archive de moins de sept jours. L'historique complet au-delà de trois mois fait partie du plan Entreprise ; les données, elles, sont conservées dans tous les cas.
Questions fréquentes
Cinq ans à partir de quand ?
À partir de l'expiration de la validité du registre (art. 73 al. 2 OLT 1) — en pratique, cinq ans après la fin de l'année ou du mois qu'il couvre. Les heures de janvier 2026 se conservent au moins jusqu'en janvier 2031.
Un PDF suffit-il ?
Oui si le document reste lisible, intègre et accessible pendant toute la durée : un export daté, non modifiable, retrouvable. Un fichier vivant que l'on continue d'éditer n'est pas une archive.
Et quand un employé part ?
Ses données restent dans le registre le temps de la conservation légale ; la nLPD n'oblige pas à effacer ce que la loi oblige à garder. Il peut demander l'export de ses données ; l'employeur le lui remet.
Que garder si je change de logiciel ?
Une archive complète et datée avant de partir : registre du temps par personne et par année, fiches de salaire, décomptes. C'est ce que l'ancien outil doit pouvoir vous remettre — et ce que Planifi exige de télécharger avant toute suppression de compte.
Une autre question ? julien@beney.tech répond.
Sources
- OLT 1 — Ordonnance 1 relative à la loi sur le travail (RS 822.111) — art. 73 al. 2 (cinq ans à partir de l'expiration de la validité)
- CO — Code des obligations (RS 220) — art. 958f (dix ans : livres, pièces comptables, rapport de gestion)
- CCNT de l'hôtellerie-restauration (L-GAV) — art. 15 ch. 8 (conservation des décomptes)
- Olico — Ordonnance sur les livres de comptes (RS 221.431) — intégrité, lisibilité, accessibilité des documents conservés
Dernière vérification des textes : 6 septembre 2026. Une donnée périmée ? Écrivez-nous, on corrige.
Les heures de 2023 ? Elles sont là.
Horodatées, tracées, archivées. Ce soir l'équipe timbre ; dans cinq ans, le registre répond encore.
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