À quoi sert-il, et qui doit le tenir ?
La CCNT impose à l'employeur d'enregistrer la durée du travail de chaque collaborateur, de lui communiquer son solde chaque mois et de lui faire viser l'enregistrement (art. 15 et 21) ; la loi sur le travail impose un registre conservé cinq ans (art. 46 LTr, art. 73 OLT 1). Le classeur de la L-GAV est la réponse de la branche aux deux : une feuille par personne et par année, que l'Office de contrôle de la CCNT et les fiduciaires lisent sans explication. Il se télécharge sur l-gav.ch ; utilisez la version en cours (01-26 au moment où ce guide est écrit).
Les codes, et ce qu'ils attendent
| Code | Signification | Durée à saisir | Article CCNT |
|---|---|---|---|
| T | jour de travail | les heures effectives ; T sans durée = jour de compensation | art. 15 |
| X | jour de repos | vide ; ou les heures si la personne est venue (compte ½ repos) | art. 16 |
| F | jour férié compensé | — | art. 18 |
| V | vacances | — | art. 17 |
| M | maladie | — | art. 23 |
| Ma | maternité / paternité | — | art. 24 |
| A | accident | — | art. 23 |
| Mi | service militaire, civil, protection civile | — | art. 25 |
| D | divers : congé payé (mariage, décès, déménagement), formation | — | art. 19 et 20 |
Les huit étapes
Ouvrir une feuille par collaborateur
Saisir le nom, le taux d'occupation et la durée hebdomadaire du contrat (42 h, 43,5 h ou 45 h) en tête de feuille : les colonnes de temps théorique en dépendent.
Reporter les soldes de l'année précédente
Heures (AJ5), repos (AM5), fériés (AN5), vacances (AP5) : les cellules de report de janvier. Un report oublié fausse toute l'année.
Chaque jour, deux cellules
Le code sur la première ligne du mois (T, X, F, V, M, Ma, A, Mi, D), la durée sur la seconde. Les jours 1 à 31 sont en colonnes B à AF.
Ne jamais laisser une case vide un jour de rapport de travail
Toutes les formules comptent (62 − cases vides) ÷ 2 : une journée à moitié remplie décale les compteurs du mois. Un jour sans travail est un X, pas un blanc.
Écrire les vacances en jours civils
V du premier au dernier jour, repos compris : cinq semaines de vacances font 35 jours civils (art. 17 CCNT).
Noter un repos travaillé
X et la durée : le formulaire compte un demi-repos et ajoute les heures au temps effectif. Un T sans durée est un jour de compensation (récupération).
En fin de mois, communiquer et faire viser
Le solde s'annonce par écrit (art. 15 ch. 5) et le collaborateur vise l'enregistrement (art. 21 ch. 2). La ligne « Visa » du classeur est une formule de contrôle : n'y rien écrire.
Conserver
Cinq ans pour le registre (OLT 1 art. 73), dix ans pour les décomptes (art. 15 ch. 8 CCNT), un fichier par collaborateur et par année.
Les cinq pièges vus dans les classeurs réels
- Des cases vides. Un dimanche sans rien, un jour d'absence sans code : les compteurs du mois divisent par un nombre de jours faux. Chaque jour civil sous contrat porte un code — X quand on ne travaille pas.
- Des vacances sans les repos. Écrire V du lundi au vendredi et X le week-end, c'est compter deux repos pris pendant les vacances et sous-évaluer le droit de 35 jours civils.
- Un T à 00:00 mal compris. Ce n'est pas une erreur de saisie : c'est le jour de compensation du mode d'emploi, une récupération d'heures supplémentaires — un jour de contrat à zéro heure, qui fait baisser le solde.
- Des reports oubliés. En janvier, les cellules de report vides remettent tout le monde à zéro : les heures dues de décembre et les fériés non pris disparaissent.
- La ligne Visa écrasée. Quelqu'un y tape un nom ou une date : la formule de contrôle est perdue et le classeur ne signale plus les saisies incomplètes.
Les pauses (la LTr les veut, art. 73 OLT 1), les heures de début et de fin, la semaine ISO au-dessus de 50 heures, le repos de 11 heures entre deux journées. Un registre des timbrages reste nécessaire à côté du classeur ; c'est de lui que le classeur devrait se remplir. Ce que la loi sur le travail ajoute →
